仕事の話

【リモート】在宅ワークで効率よく仕事をするための10のテクニック

本格的にテレワーク・リモートワークが導入されて来たここ最近、そろそろ在宅仕事疲れが見えてくる人がちらほら。
わかる、あるある、家にいて楽なはずなのに、意外と仕事が進まなかったり、なんか疲れたりするんだ…。

原因はストレートにぶっちゃけて、「効率の低下」。
効率的かは置いといて、日頃、出勤して仕事をすることに頭も身体も仕事のリズムも最適化されてるから、リモートワークにあってない。

集中できない、したところで声掛けられる、誘惑が多い、仕事の辞め時がわからない、眠い!!

こんな在宅仕事あるあるをどうしたら効率化できるのか。
あらゆる在宅ワークの失敗をやらかしてきた注意散漫・集中できないマンのわたぬきが、試行錯誤の中から探し出した効率的に働いて仕事を片付け、自由時間を作るテクニックを紹介しようじゃないか…。

細々とライターをやること9年、完全に在宅に移行して3年。今の段階でのベストだけど、ADHDで集中できんだから普通の人はもっとできるぜ安心しな!

大前提:何時から1日を始めたっていい

コツ以前の話だから、大前提として話しておこうと思う。
リモートワークをする時、何時から1日を始めようが自由だ。

もう一回言うぞ。
何時から1日を始めようが自由だ!!!

時差のある国とだってリモートワークすんだから、日本時間で朝9時から夕方18時までに縛られる理由はない。
そもそも、人によってベストパフォーマンスが出る時間帯は違う。遺伝的に朝型から夜型まで存在して、自分の努力ではどうにもならない。

私は夜型だと思ってたら、4時ぐらいに起きて明け方から動くのが一番向いている超朝型だったし、0時を過ぎると脳みそがまともに稼働しないから、できれば10時には寝たい。
なので4時半に仕事を始め、14時には終業する。

出勤してオフィスで勤務する場合はフレックスであってもある程度縛られるが、リモートワークなら自由だ。
自分のベストパフォーマンスになる時間帯を掴むのが、効率化の前にする最初のポイントだ。

25分働いたら5分休め!!

人間の集中力は最長で90分が限界と言われている。
が、実際はそんなに長く続かない。15分ごとに集中の周期が来るそうだ

実際に東京大学の池谷裕二教授の実験によると、15分×3の45分学習のほうが、60分ぶっ通しで学習するより集中効率がいいという結果が出ている。

とはいえ、15分おきに時間を区切ると「作業」に入る種類の仕事は効率が上がらない。
そこで私は、15分×2の30分単位で考えて、25分仕事したら5分休んでいる。そう、ポモドーロテクニックというやつだ。

3セット、3時間仕事をしたらがつんと1時間休む。ちょうど食事やお茶の時間だ。
1日のスケジュールはこんな感じだ。

始業→3時間セット→昼食&昼寝→3時間セット→お茶休憩→1時間でメール対応や報告→1時間で1日の仕事の締めと次の日の予定組み

後述するが、25分ごとだといわゆる「急ぎの電話」に対する折り返しにも丁度いい。
1時間放置するとイライラされることもあるが、長くても30分以内なら折返しの電話で「所用でお待たせしました」で通る。

おすすめポモドーロタイマー

いろんなアプリが出てるけど、スマホとPCで同期できて、タスク管理もできるものをオススメしたい。
1ポモドーロは作業時間の単位だ。大体25~45分で設定する。
ポモドーロテクニックは、1ポモドーロ+短い休憩を繰り返して、3~4ポモドーロで長い休憩に入る。

「Focus To-Do」

ポモドーロテクニックをメインに使いたいならイチオシ。
AndroidiOSChromeアドオンWindowsアプリの4種類が出ている。
事実上のマルチプラットフォーム対応。

プロジェクト単位でのタスク管理機能がついているが、メインの機能はタイマー。
ポモドーロの時間、短い休憩、長い休憩はそれぞれ1分~480分から1分単位で設定できる。さらに長い休憩を何ポモドーロごとに設定するか、自動的に休憩やポモドーロをスタートするかなど、細かな設定ができるようになっている。

アラームも設定が細かく、集中を助ける12種類のホワイトノイズや、ポモドーロの完了音、休憩終了音が設定できる。
ポモドーロタイマーを使い倒したい人に最適だ。

「Qovo」

Webブラウザで完結するプロジェクト管理サービス
簡潔に言うなら「作業を監視してケツを叩いてくれる母ちゃん」である。

もともと同人作家の作業向けに開発され、締め切りまでにやるべきタスク管理と、作業監視と、スケジュール管理、進行管理、ファイル管理が全部一つになっている。
ポモドーロタイマーは作業量の計測機能としてタスク管理内に実装されている。作業進捗と連携でき、どのタスクにどれくらいの時間がかかっていたのか分析できる。

今リモートワークするなら最推しなんじゃないかな。Googleドライブ、Evernote、Dropboxの指定したファイルの作業進捗を監視する機能があるので、他の人の進捗管理や作業監視ができる。

仕事中はスマホをサイレントモードにしろ!!

基本、電話はすべて折り返せ。それがどんなに重要な客だろうが、サイレントモードで無視してあとから折り返せ。
電話対応すると、たった数分でもぶっつりと集中が途切れて、元のペースに戻すまで15分以上のロスタイムが出る。

「でも、急ぎの電話待たせたら怒らせないかな…」て思うだろうが、最長でも25分だ。「所用がありましてお待たせしました」と折り返そう。実際仕事中なんだから相手の都合だけで電話対応する必要はない。
たった30分未満を待てないほどの緊急事態なら、即対応したってどうにもならん。

オフィスに居るときだって、入電した時にトイレ行ってれば5分や10分は待たせるだろ?
打ち合わせで席立ってれば、普通に30分や1時間あとでの折返しだろ?
家にいるからって、いつでも即電話に出なきゃいけない理由はない。というか、家でだってトイレ行ってたら折り返すじゃん…?

メッセンジャー系アプリは全部通知をオフにしとけ!!

LINEとかメッセンジャーとか仕事の敵。着信のたびに気が散るし仕事が中断されて集中が途切れる。
なので、仕事を始める前に通知を全部オフにする。

どうしても即時対応しなければいけないものがある?
チャットアプリなら業務用でも自分宛てのみ通知できる機能があるから、とりあえずそれだけ設定しとけ。
状態表示ができるやつは「取り込み中」にしとけ。

SNSはさらに時間食いだ。ついついあれこれ見て、知り合いとやり取りして、気付いたら1時間とかザラにある。
仕事のためのに使うにせよ、SNS系の作業は最大で1ポモドーロと決めておこう。

メールは即返信不要、放置しといていい!!

メールは長めの休憩の後、ゆっくり休んで仕事に戻る時にまとめて返信すればいい。
来たものに片っ端から返信してたら、メッセンジャー系のアプリと変わらない。
仕事を始める時、昼食の後に仕事に戻った時、1日の仕事を締める時。メール対応のタイミングは、せいぜいこれくらいで充分だ。

これは後述するが「始める時は楽な仕事から」にも関係する。
メールのチェックと返信は「ものすんごくめんどくせえ無理難題」を除けば、仕事の中ではそこまで作業量としては重くない。つまり仕事としてはボーナスステージだ。

メールを確認したら、返事ができるものはすぐに全部返信してしまおう。一旦寝かせておくのは結局二度手間になって非効率的な上に、高確率で返信を忘れる。
その日のうちに返事をしておけば充分「連絡にきちんと返事のある人」の範疇だ。多分。

中途半端でも時間が来たら仕事をやめろ!!

キリのいいところまでやりたいだろうが、たとえ書き出しの1文字目でも手を止め、タイマー様の指示に従って休憩に入れ。

「あと少しで終わるから」とか、「もうちょいでキリがいいし」とか、「今めっちゃノッてるのに」と思うだろうし、少しなら続けたほうが効率が良さそうに思えるだろう。
中途半端なところで放置するのは仕事としてどうなのか?とも思うだろう。

でも、絶対に手を止めたほうが効率的だ。

「人は達成できなかった事柄や中断している事柄のほうを、達成できた事柄よりもよく覚えている」というツァイガルニク効果という現象がある。

ドイツのゲシュタルト心理学者クルト・レヴィン「人は欲求によって目標指向的に行動するとき 緊張感 が生じ持続するが、目標が達成されると緊張感は解消する」という考えに基づき、リトアニア出身で旧ソビエト連邦の心理学者ブルーマ・ツァイガルニク(1901年11月9日 – 1988年2月24日)が「目標が達成されない行為に関する未完了課題についての記憶は、完了課題についての記憶に比べて想起されやすい」との事実を実験的に示した。

つまり、「あれまだ途中なんだよな…」と思ってるほうが「よーし終わった、休むぞー!!」よりも休憩から仕事に戻りやすい。

一日の仕事終わりもそうだ。どうしても締切が目前なら多少無理するが、そうでもないなら終業時間と決めた時間になったら全ての作業を中断しよう。

デュアルディスプレイはいいぞお…

在宅なら作業環境は自分のベストに合わせて好きなように構築していい!
画面が2枚あるということは、作業に使えるスペースが2倍あるということ。いつもは切り替えて表示していたものを並べて作業できる。

一度デュアルディスプレイにすると、あまりの作業効率のアップにやめられなくなる。
ノートPCのサブディスプレイによる効率化は、デスクトップより飛躍的だ。

メインのディスプレイと同じ大きさで用意する必要はない。小さい中古モニターなら割と安い物も多い。サブなので端子や解像度、その他諸々に気を払う必要もない。値段で選ぼう。

自分がサブディスプレイに使っているのはコイツ。

ウルトラワイドモニターとどっちがいいの?

画面2枚のスペースがある横長のウルトラワイドモニター。曲面のアレ、カッコイイよね。
デュアルモニターとどっちがいいの?って悩むだろうが「どっちでも変わらん好きにしろ」

29インチなら24インチを2枚買うのと大差ない値段だから、デスクの広さ的に2枚置くのが難しかったり、ディスプレイアームの設置が面倒くさくて嫌な人は、ウルトラワイドのほうがいいだろう。

デュアルの良さはディスプレイアームを使うと好きな位置、高さ、角度に調整できること。アームを付けておくと本当に便利。ただ、デスクの強度によっては難しいし、なにより慣れない人がアームの取付やるのはけっこう大変だ。
あと、ディスプレイ2枚+アーム2本買うと、大概のウルトラワイドより高くなる。

アームはエルゴトロンのお高いのでなくても別にいい。私はグリーンハウス推し。

3食必ず飯を食え、いいか絶対だぞ!

脳みそに栄養が回ってない状態で、効率のいい仕事ができると思うな。

家にいるとついつい食事のリズムが崩れがちだ。
わかるよ、ご飯作るのも片付けるのも結構手間だもんな…意外と時間食うんだよね、炊事ってさ。

でも聞いて欲しい。食事は栄養補給だけじゃない。
強引に時間の区切りを作って仕事から離れ、頭をリセットするために大事な時間だ。
強制的な時間の切り分けは、気持ちの切り替えにも影響する。

仕事で失敗して凹んでも、「ご飯食べよ…それから考えよう…」と意識をリセットすることで、引きずる時間を短くできる。
美味しいもの食べると気分も上がる、そういうこと。

始まりは楽な仕事から始めろ!

とりあえず楽な仕事から着手すると、頭が仕事モードに切り替わり、やる気のエンジンが掛かってくる。いわゆる「やる気スイッチ」がオンになる現象だ。

とりあえず動き出すと「やる気スイッチ」がオンになる現象は、「作業興奮」と呼ばれる心理学者クレペリンが提唱した人間の心理作用で、とにかくテンション上がらなくてもやり始めれば脳みそがその気になるという話だ。

日本人は「先憂後楽」とついつい面倒くさい内容を先に片付けようとしたがる。大事なものから先に着手して片付けるべきとも教えがちだ。
「そんな余計な事してないで、あれ終わったのか?先に終わらせろよ、大事なことだろ」なんて職場でよくある説教だわな。

でもウォーミングアップしないでいきなり運動したら、ケガするし効率上がらないだろ?脳みそだってそう。

そしてもう一つ、楽で簡単なものから片付けるべき理由がある。
簡単なものはいつでもできるからと後回しにして、結局いつまでも着手しない「ディヘイの公理」という心理作用がある。

簡単なものをさっさと片付けて、やる気スイッチを入れるのに使うと思えば、効率いいしまあとりあえずやっちまうかーって思える。

アイディアが浮かばない時は体を動かせ!

煮詰まった時は席を立ってスクワットでも家事でも散歩でも、なんでもいいから頭を使わないことをしよう。
座り込んで唸っているより、動いている方がアイディアがまとまりやすい。

よく風呂やトイレの中で名案をひらめいたりするアレだ。
とりあえず体を動かしているとふと思いついたり気分転換になる。ポモドーロの最中でも遠慮なく席を立ち、家事をしてもいい。

そして思いついたらおもむろにデスクに戻り、仕事の続きに取り掛かろう。

昼寝は良い文化♡

人間の体内時計が昼寝しろというんだから、どうあがいたって眠いのは仕方ない。なので寝よう!!ただし20分な。

短時間の昼寝、「パワーナップ(Power Nap、積極的仮眠)」はGoogleやマイクロソフトを始めとした世界トップ企業でも採用している、科学的な根拠がある休憩時間だ。

NASAが1995年頃から研究している「NASA Naps」という睡眠研究がある。
その実証実験によると、昼に26分間の仮眠をとることで認知能力は34%、注意力は54%も向上するそうだ。

人間の生体リズムは午後2〜4時頃と午前2〜4時頃の2回、眠気のピークが来るようになっている。本能なんだもんしょうがない。
それなら積極的に仮眠をとって眠気を解消しようぜ!というのがパワーナップだ。

質のいい昼寝…おっと、パワーナップをするためには以下の点に注意しよう。

  1. 30分を過ぎると睡眠レベルが深くなって寝覚めが悪くなるので、仮眠は26分まで
  2. ホワイトノイズや入眠音楽を掛け、雑音や話し声を遮断する
  3. 眠りのホルモンであるメラトニンの分泌をあげるために光を遮断する
  4. 目覚めのために仮眠前にカフェインを摂る

カフェインは作用するのに20~30分かかるから、覚醒効果が効いてきたところで仮眠終了、気持ち良くお目覚めというわけだ。

仮眠グッズにオススメなのは、ノイズキャンセル機能の付いたイヤホンやヘッドホンとアイマスクだ。
私は以下の組み合わせを使ってる。ソニーの1000-XM3はほんっとに世界が無音になる。
でも正直、別に仮眠用ならそこまで高品質のノイズキャンセリングはいらんと思う。

ホワイトノイズアプリは「耳で飲むお薬」が結構いい。無駄な機能も目覚ましタイマーもない、ひたすら高品質のホワイトノイズを再生する。

以上、長々と語ったが、参考にして各自のリモートワーク最適化を探して欲しい。
何度でも言うが、リモートワークは1日の仕事を何時から始めてもいいし、環境構築も、時間の配分も自由だ。
自分の最適を探しても誰にも咎められない!

ABOUT ME
わたぬき
人生脱線しっぱなしの、アラフォーのゆるいおひとりさまライター。 人生の3分の2を腐女子として熟成して過ごし、漫画もアニメもゲームも大好き。 普段はIT系の情報系コラムや記事の他、取材やインタビューを中心に地域情報やライフハックを執筆。 大人の発達障害の壁にぶつかり、人様の助けを借りながら試行錯誤の毎日。ドロップアウトしたっていいじゃない。
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